Admin4All Administratieve Dienstverlening, gevestigd te Roosendaal, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 69401632, hecht grote waarde aan de zorgvuldige verwerking en bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring wordt uiteengezet op welke wijze wij uw persoonsgegevens verwerken, met welk doel, op basis van welke grondslagen, en welke rechten u als betrokkene heeft.
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door Admin4All, zowel via de website www.admin4all.nl als in het kader van de dienstverlening aan cliënten.
1. Verantwoordelijke
De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:
Admin4All Administratieve Dienstverlening
Borchwerf 14, 4704 RG Roosendaal
E-mail: info@admin4all.nl
Website: www.admin4all.nl
2. Categorieën van persoonsgegevens
| Categorie | Voorbeelden van gegevens |
| Identificatiegegevens | Naam, geboortedatum, BSN, kopie identiteitsbewijs, geslacht |
| Contactgegevens | Adres, e-mailadres, telefoonnummer |
| Financiële gegevens | Bankrekeningnummer, inkomensgegevens, factuurinformatie |
| Zakelijke gegevens | Bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer |
| Wwft-gegevens | UBO-informatie, herkomst van vermogen, risicoprofiel |
| Correspondentiegegevens | Inhoud van e-mails, contactformulieren |
| Technische gegevens | IP-adres, browsergegevens, surfgedrag op de website |
| Marketinggegevens | Naam en e-mailadres ten behoeve van nieuwsbrieven |
| Sollicitatiegegevens | CV, motivatiebrief, diploma’s, referenties |
3. Doeleinden van verwerking en rechtsgronden
Uw persoonsgegevens worden door Admin4All uitsluitend verwerkt voor de navolgende doeleinden, met vermelding van de corresponderende rechtsgrond uit artikel 6 AVG:
| Doel van verwerking | Rechtsgrond |
| Het uitvoeren van administratieve en fiscale dienstverlening | Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 b AVG) |
| Voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale bewaarplicht en Wwft | Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 c AVG) |
| Uitvoeren van cliëntenonderzoek in het kader van de Wwft | Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 c AVG) |
| Relatiebeheer en communicatie met cliënten | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 f AVG) |
| Beveiliging en optimalisatie van de website | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 f AVG) |
| Verzenden van nieuwsbrieven (alleen na inschrijving) | Toestemming (art. 6 lid 1 a AVG) |
| Beoordeling van sollicitaties | Toestemming / gerechtvaardigd belang |
4. Wwft-verplichtingen
Admin4All is op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplicht tot het uitvoeren van cliëntenonderzoek. In dat kader kunnen wij verplicht zijn om een kopie van uw identiteitsbewijs, een UBO-verklaring (uiteindelijk belanghebbende), gegevens over de herkomst van middelen en een risicobeoordeling te verwerken. Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt voor zover dit noodzakelijk is ter voldoening aan de wettelijke verplichting ex artikel 6 lid 1 sub c AVG.
5. Verstrekking aan derden
Admin4All verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, ter voldoening aan een wettelijke verplichting, of met uw uitdrukkelijke toestemming. Met partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten die voldoet aan de eisen uit de AVG.
6. Bewaartermijnen
| Categorie | Bewaartermijn |
| Administratieve gegevens | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Gegevens i.v.m. Wwft | 5 jaar na einde van de zakelijke relatie |
| Correspondentie | 2 jaar na afhandeling |
| Sollicitatiegegevens | 4 weken na afwijzing, tenzij toestemming |
| Marketinggegevens | Tot moment van afmelding |
7. Beveiliging
Admin4All neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Denk hierbij aan versleuteling, beveiligde servers en strikte toegangsbeperkingen.
8. Uw rechten
U beschikt als betrokkene over de volgende rechten:
– Recht op inzage
– Recht op rectificatie
– Recht op gegevenswissing (‘vergetelheid’)
– Recht op beperking van de verwerking
– Recht op overdraagbaarheid van gegevens
– Recht van bezwaar tegen verwerking
Verzoeken tot uitoefening van bovenstaande rechten kunnen worden gericht aan info@admin4all.nl. Wij reageren binnen de wettelijke termijn van vier weken. Indien u van mening bent dat uw rechten niet naar behoren worden gerespecteerd, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
9. Cookies
Onze website maakt enkel gebruik van technische en functionele cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Voor zover er gebruik wordt gemaakt van analytische cookies, worden deze geanonimiseerd. U kunt cookies uitschakelen via de instellingen van uw browser.
10. Geautomatiseerde besluitvorming
Admin4All maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering als bedoeld in artikel 22 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
11. Verwerkers en subverwerkers
Voor bepaalde verwerkingstaken maakt Admin4All gebruik van externe dienstverleners, zoals boekhoudsoftware en cloudopslag. Deze partijen verwerken uitsluitend persoonsgegevens in opdracht van en ten behoeve van Admin4All. Met al deze verwerkers zijn verwerkersovereenkomsten gesloten waarin passende waarborgen zijn opgenomen ter bescherming van uw persoonsgegevens, conform de vereisten van artikel 28 AVG.
12. Datalekken
In het geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) hanteert Admin4All een intern meldprotocol. Indien het datalek waarschijnlijk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, zal Admin4All het datalek binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien het datalek een hoog risico inhoudt, worden tevens de betrokkenen onverwijld geïnformeerd overeenkomstig artikel 34 AVG.
13. Disclaimer en aanvullende bepalingen
Deze privacyverklaring is bedoeld als algemene toelichting op de wijze waarop Admin4All omgaat met persoonsgegevens in het kader van haar dienstverlening en het bezoek aan de website www.admin4all.nl.
Bij aanvaarding van een offerte van Admin4All ondertekent de cliënt tevens een afzonderlijke verwerkersovereenkomst en/of AVG-gebruikersovereenkomst waarin nadere bepalingen zijn opgenomen over de verwerking van persoonsgegevens. In geval van discrepantie of tegenstrijdigheid tussen deze privacyverklaring en de ondertekende AVG-gebruikersovereenkomst, prevaleert het toepasselijke dwingende recht, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Deze privacyverklaring dient te worden gelezen als aanvulling op de individuele AVG-overeenkomst en beperkt op geen enkele wijze de rechten en verplichtingen die daaruit voortvloeien. Deze privacyverklaring kan periodiek worden aangepast. Controleer daarom regelmatig de website voor de meest actuele versie.
Hoewel deze privacyverklaring met de grootst mogelijke zorgvuldigheid is opgesteld, kunnen aan eventuele taal- of spelfouten geen rechten worden ontleend. Admin4All aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade of misverstanden die voortvloeien uit kennelijke onjuistheden of onvolledigheden in de tekst. Bij twijfel prevaleert de strekking van de bedoelde bepaling, conform de toepasselijke wet- en regelgeving.